Sau đây là một vài quy định mà các thành viên trong hộp thư chung HanoiLUG nên nắm rõ. Các quy định này nhằm giữ cho hộp thư chung có ích với nhiều người, tránh phải lặp lại các chủ đề về phép xã giao trên hộp thư chung.

Bản hướng dẫn này dựa phần lớn trên tài liệu từ Webdesign-L's Policies Page.

• Không gửi các trả lời tự động thông báo nghỉ phép hoặc đi công tác tới hộp thư chung.
• Gửi trả lời tới hộp thư chung hoặc người gửi thư, chứ không phải cả hai, ngoại trừ trường hợp được người gửi yêu cầu.

• Khi gửi lên một chủ đề thảo luận mới, hãy tạo một thư mới. Việc nhấn nút trả lời một chủ đề cũ rồi thay đổi tiêu đề có thể làm sai việc phân loại chủ đề của nhiều người.
• Thay đổi tiêu đề nếu bạn định chuyển hướng thảo luận của một chủ đề cũ.
• Sử dụng tiêu đề hợp lý, tóm tắt chính xác nội dung thư.

• Không viết phần trả lời ngay tại đầu thư (top posting), viết phần trả lời của bạn bên dưới các phần trích nội dung mà bạn muốn trả lời.
• Chỉ nên trích những phần mà nội dung có liên quan đến trả lời của bạn, những phần bị cắt bỏ nên được thay bằng ký tự đánh dấu để nói rằng “đã từng có chữ ở đây”.
• Nếu viết thư bằng tiếng tiếng Việt xin vui lòng dùng Unicode (thường là mã hoá với UTF-8) hoặc VIQR nếu không thể dùng Unicode.
• Không viết thư toàn chữ hoa, việc đó giống như hành động la hét nơi công cộng - vốn bị coi là thô lỗ.

Hộp thư chung này tồn tại nhằm giúp những người sử dụng Linux ở Hà Nội có thể gặp gỡ, giúp đỡ lẫn nhau và cùng vui vẻ, tuy phần lớn đều là dân chuyên nghiệp, không phải chúng ta không biết vui đùa. Tuy nhiên chủ đề chủ yếu là GNU/Linux và phần mềm tự do và mã nguồn mở nói chung. Do đó, nên tránh các chủ đề dưới đây:

• Câu hỏi và thảo luận chỉ liên quan đến phần mềm đóng (proprietary software).
• Các thư có nội dung kích động tranh cãi (trolling) thô thiển như “Windows chống Linux”, “emacs chống vi” hay “gnome chống kde”.
• Các tuyên bố mang tính phân biệt đối xử, phân biệt giới tính và phân biệt chủng tộc.
• Thu thập phần mềm và phần cứng bất hợp pháp.
• Các nội dung bạo lực và/hoặc khiêu dâm.
• Bất cứ thứ gì không phù hợp với luật pháp của Việt Nam.

Các thông báo về tuyển người/tìm việc được chấp nhận nhưng cần liên quan trực tiếp đến phần mềm tự do/nguồn mở.

• Nhưng người gia nhập Hanoilug thường dùng được ba ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Pháp và tiếng Anh). Vì vậy từ 18/10/2010, chúng tôi đã tạo thêm 2 hộp thư chung để trao đổi bằng tiếng Anh và bằng tiếng Pháp. Còn trên hộp thư chung chính của Hanoilug sẽ dùng tiếng Việt.

• Cư xử một cách chuyên nghiệp.
• Tỏ ra tôn trọng người khác.
• Tránh thô tục.
• Tránh công kích cá nhân.
• Gửi thư nhắc nhở về phép xã giao và lạc đề cho người vi phạm một cách lịch sự và ngoài hộp thư chung.
• Xài đồ nhà (Eat your own dog food): dùng phần mềm tự do/nguồn mở để gửi thư, tránh đính kèm định dạng “đóng” (proprietary format).
• Nên tự giới thiệu về bản thân khi mới gia nhập nhóm thư chung.